4 Faktoren für einen erfolgreichen Remote Workshop

„Normale“ Workshops? In Zeiten von Corona unmöglich. Remote Workshops bieten eine neue Art der Kollaborationsebene, die es ermöglicht, auch aus der Ferne gleichzeitig an einem Thema zusammenzuarbeiten. Dafür brauchen die Teilnehmer nur einen Computer mit stabiler Internetverbindung, ein Headset/Mikrofon und im besten Fall eine Webcam.

Auch die Medienwerft bietet Remote Workshops an. Unser Senior-Konzepter Tobias erklärt die zahlreichen Vorteile und die entscheidenden Faktoren für den Erfolg eines Remote Workshops.

News 2021 Corporate 23. August 2021

Was ist ein Remote Workshop?

Remote Workshop bedeutet, dass die Teilnehmer nicht vor Ort präsent sind, sondern sich, ähnlich wie bei einer Telefonkonferenz, aus der Ferne dazuschalten. Da es bei einem Workshop aber darum geht, gemeinsam zu arbeiten, reicht ein Telefon allein nicht aus.

Man benötigt eine Art der Kollaborationsebene, die es ermöglicht, auch aus der Ferne gleichzeitig an einem Thema zusammenzuarbeiten. Um dies für die Teilnehmer möglich zu machen, reicht ein Computer mit stabiler Internetverbindung und ein Headset/Mikrofon.

Als Konzepter und UX Designer ist es meine Leidenschaft, im Human Centered Design Prozess den Menschen vollumfänglich zu betrachten, um die beste Lösung für seine Herausforderung zu finden.

Dabei ist es wichtig, Anforderungen zu verstehen und klar zu definieren, Ursachen zu erforschen und alle relevanten Unternehmensbereiche zu verbinden. Bisher war ein Workshop für mich genau dieser Ort der Magie, an dem Stakeholder und Entscheider zusammenkommen und sich unter meiner Anleitung vollkommen auf den wichtigsten Menschen für ihr Unternehmen einlassen: ihren Kunden.

Dann kam die Pandemie, und durch das Homeoffice war ich nicht nur (gefühlt) weiter weg von Stakeholdern und Entscheidern, sondern auch noch weiter weg von deren Kunden. Es musste einen Weg geben, diese Workshop-Magie – die kreative Energie in der Lösungsfindung zusammen mit den wichtigen Stakeholdern und Entscheidern – und das exzellente Catering ins Homeoffice zu bringen.

Bis auf das Catering ist die Antwort dafür: Remote Workshops. Nach über einem Jahr ist „remote“ aus unserem Werkzeugkasten nicht mehr wegzudenken – in manchen Bereichen ist es sogar effektiver als gemeinsam vor Ort.

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4 Faktoren für einen erfolgreichen Remote Workshop

Unserer Erfahrung nach sind die folgenden Faktoren ausschlaggebend für einen erfolgreichen Remote Workshop:

 

#1 Ablenkungen vermeiden

Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Workshop ist die Ablenkungsgefahr bei einem Remote Workshop natürlich viel größer. Mal eben eine E-Mail beantworten, kurz dem Kollegen schreiben oder noch schnell die Präsentation für nächste Woche fertig machen? Alles nur einen Klick entfernt. Daher ist die größte Herausforderung die volle Konzentration aller Teilnehmer zu gewährleisten. Am besten

  • Mailprogramm und Browsertabs schließen
  • Telefon stummschalten und in die Tasche stecken
  • Papier und Stift bereitlegen, um spontane Gedanken oder Aufgaben niederzuschreiben

 

#2 Gründliche Planung und Vorbereitung

Für uns als Moderator bedeutet das vor allem:

  • eine genaue Zieldefinition, hinter der sich alle Teilnehmer versammeln können
  • beiderseitige Kommunikation der Erwartungen: Was erhoffen sich die Teilnehmer und – damit dies vor dem Termin in der Planung berücksichtigt werden kann – welche Informationen werden wir im Workshop benötigen
  • sorgfältige Auswahl der Bestandteile des Workshops, um für Interaktion, Abwechslung und damit auch für effektive Lösungen zu sorgen
  • Einbau von genügend Pausen und Auflockerungen, um den Teilnehmern diese Zeitfenster für dringende Bedürfnisse zur Verfügung zu stellen.

 

#3 Die Wahl der digitalen Werkzeuge

Ein wichtiger Teil der Vorbereitung ist üblicherweise die Raumausstattung: Stifte und Papier bereitlegen, Whiteboards sauber machen, Flipcharts aufstellen, Getränke und Snacks bereitstellen. Da wir nicht einfach bei Ihnen im Homeoffice vorbeischneien können, um Ihren Schreibtisch neu einzurichten, haben wir digitale Alternativen gesucht:

  • Eine digitale Arbeitsfläche
    Wir haben uns für den Einsatz von MIRO entschieden. Miro ist eine Art digitales Whiteboard, auf dem alle Teilnehmer in Echtzeit miteinander arbeiten können. Während wir bei der Benutzung klassischer Whiteboards lediglich alle Permanent Marker verstecken müssen, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten, stehen wir bei der digitalen Alternative vor anderen Herausforderungen: Damit sich jeder Teilnehmer mit der digitalen Alternative wohlfühlt, greifen wir gerne auf kleine spielerische Übungen zurück, um den Umgang mit MIRO zu vereinfachen.
  • Ton, Bild & Chat
    Ebenfalls wichtig für einen reibungslosen Workshop ist es, seine Kolleginnen und Kollegen zu hören, aber auch zu sehen, da ein beachtlicher Teil unserer Kommunikation zusätzlich durch Gestik und Mimik übertragen wird. Wir arbeiten hier gerne mit Microsoft Teams, da es zuverlässig gute Qualität in Ton und Bild liefert und durch die Chat-Funktionalität auch mal Text schnell hin und her geschickt werden kann. Über Microsoft Teams koordinieren wir außerdem den Termin mit allen Teilnehmern und teilen darüber auch die Links und Zugänge zum Remote Workshop mit.

 

#4 Digitale Kommunikation optimieren

Gute Kommunikation hängt nicht nur von der Wahl des richtigen Werkzeugs ab. Spätestens seit diversen Videokonferenzen mit Familie und Freunden ist klar: Digitale Kommunikation ist nicht so natürlich und einfach wie gewohnt.

Hier hilft ein Kommunikationsknigge, um allen Teilnehmern noch einmal die Grundsätze der digitalen Kommunikation näher zu bringen.

  • Ausreden lassen
  • Mikrofon stummschalten, wenn man nicht spricht
  • Kamera anlassen
  • Chat für Fragen und Anmerkungen nutzen

Zusätzlich versuchen wir, die richtige Gruppengröße für den jeweiligen Workshop-Teil zu wählen. Dabei können intensive Einheiten auch in kleinen Breakout-Sessions diskutiert und erarbeitet werden, da die schnelle Kommunikation in kleinen Gruppen erfahrungsgemäß besser funktioniert.

 

Die Vorteile eines Remote Workshops

  • Mehr Interaktion
    Durch die unterschiedlichen Kanäle wie Chat oder Post-It’s und Kommentare auf dem digitalen Whiteboard können mehr Interaktionen, Stimmen, Meinungen, Ideen und Anmerkungen einfließen als in einem klassischen Workshop.
  • Geringerer Zeitaufwand
    Für die Teilnehmer entfallen Reisezeit (und Kosten) und je nach Entfernung Kosten und Zeitaufwände für Übernachtungen.
  • Schnellere und interaktivere Ergebnisse
    Natürlich wird die Nachbereitung verkürzt, da die Inhalte ja bereits digital vorliegen. Darüber hinaus lassen sich die Whiteboards aber auch jederzeit weiterverwenden. So kann man genau an der Stelle weitermachen, an der der Workshop beendet wurde.
  • Digitalisierung ab der ersten Sekunde
    Kein Bedarf an Papier und mehr Möglichkeiten durch die Verfügbarkeit von digitalen Tools und Templates, z.B. direkte Integration von aktuellen Websites, UX-Konzepten, Screenshots, vorgefertigten Methoden-Frameworks.

Probieren Sie es aus!

Wir persönlich halten den Einsatz von Remote Workshops auch nach der Pandemie für eine sinnvolle Erweiterung unserer Möglichkeiten, weil damit auch zu kleineren Themen schnelle Workshops zielgerichtet durchgeführt werden können.

Mit ein bisschen Erfahrung und guter Vorbereitung garantiert es schnellere Ergebnisse mit geringerem Zeitaufwand – und Remote Catering bekommen wir auch noch hin 🙂

Als Konzepter und UX Designer ist es meine Leidenschaft, im Human Centered Design Prozess den Menschen vollumfänglich zu betrachten, um die beste Lösung für seine Herausforderung zu finden.

Tobias Ladewig, Konzeption | UX Design Medienwerft

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Profitieren Sie von den zahlreichen Workshop Formaten der Medienwerft – ob CX Analyse, KPI Auditing, Design-Thinking oder weiteren spannenden Workshops. Wir stellen sicher, dass die Inhalte auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind, damit Sie Ihren Kunden die entscheidenden Mehrwerte bieten können.

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ÜBER DIE MEDIENWERFT

Die Medienwerft wurde 1996 gegründet und gehört zu den erfahrensten Internetagenturen in Deutschland. Die Kernkompetenz der Agentur liegt in der ganzheitlichen Leistung aus strategischer Beratung, überzeugender Konzeption und Kreation sowie großem Technologie Know-how mit einem besonderen Fokus auf E-Branding und E-Commerce.

Über die Kommunikationskanäle und Touchpoints hinweg begleitet die Medienwerft ihre Kunden bei der digitalen Transformation. Dabei werden die Customer Journeys entlang des gesamten Lifecycles mit markengerechten kreativen und anspruchsvollen digitalen Lösungen optimiert.

Seit 2016 gehört die Medienwerft zur FIS-Gruppe mit über 750 Mitarbeitern an 6 Standorten in Deutschland und Europa. Gemeinsam mit der FIS – einem der größten SAP-Systemhäuser in Deutschland – deckt die Medienwerft als zertifizierter SAP CX Partner das komplette Themenspektrum der SAP Customer Experience ab. Damit ist sie in der herausragenden Position, die gesamte Prozesskette von SAP Commerce und SAP Marketing über Service und Sales bis tief in die technische Infrastruktur von SAP mit Lösungen aus einer Hand zu begleiten.

Die Agentur mit Sitz in Hamburg wird von den Geschäftsführern Oliver Helms, Hendrik van Laaten und Frank Meier geführt. Zu den Kunden aus dem B2C- und B2B-Bereich zählen Unternehmen wie Volkswagen Zubehör, Ernsting’s family, Bartscher, Thieme Compliance, DAW – Deutsche Amphibolin-Werke, Peek&Cloppenburg Hamburg und Adler Modemärkte.

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