DAS HINWEISGEBER*INNENSYSTEM IN DER MEDIENWERFT
In der Medienwerft wurde ein Hinweisgeber*innensystem etabliert. Denn nur, wer wertvolle Hinweise erhält, kann proaktiv und frühzeitig gegen Missstände vorgehen, Risiken minimieren, den eigenen Ruf schützen und das Vertrauen nach innen und außen sichern.
ZIELE DES HINWEISGEBER*INNENSYSTEMS
Die Ziele des Hinweisgeber*innensystems sind:
- Schutz des Unternehmens und der Mitarbeiter*innen
- Einhaltung von Werten, Richtlinien, Gesetzen und Vorschriften
- Bekämpfung von Korruption, Wirtschaftskriminalität und anderen illegalen Aktivitäten bzw. unethischem Verhalten
- Eindeutiges Statement des Managements zur Ermutigung und Unterstützung von Hinweisgeber*innen
- Unterstützung des Compliance-Programms dank Risikominimierung
- Erfüllung der EU-Whistleblowing-Richtlinie und weiterer nationaler Gesetze
- Ermöglichung einer orts-, zeit- und sprachunabhängigen Hinweisabgabe
- Sicherstellung der 100%-igen Anonymität des/der Hinweisgeber*in
BEAUFTRAGTE PERSONEN
Für die Annahme der Meldung sind bei der Medienwerft der/die Compliance Management Beauftragte oder dessen/deren Stellvertreter*in zuständig (= Vertrauensperson).
Diese:
- nehmen die Anonymisierung der in der Meldung enthaltenen personenbezogenen Daten vor,
- kommunizieren mit dem Meldenden, sofern Kontaktdaten vorliegen, und
- koordinieren die Meldung innerhalb des Unternehmens.
ANONYMISIERUNG DER PERSONENBEZOGENEN DATEN
Die Anonymisierung stellt einen wichtigen Faktor beim Hinweisgeber*innensystem dar. Die Möglichkeit, eine anonyme Meldung abzugeben, senkt die Hemmschwelle für Hinweisgeber*innen. Erfahrungen zeigen auch, dass viele anonyme Hinweisgeber*innen im Laufe des Dialogs doch ihre Identität preisgeben, sofern sie sich sicher und ernst genommen fühlen. Daher werden Meldungen, die über das Hinweisgeber*innensystem bei der Medienwerft eingehen, durch die Vertrauensperson anonymisiert.
Die Vertrauensperson entfernt daher etwaige personenbezogene Daten des/der Meldenden oder von innerhalb der Meldung genannten Personen. Die Kontaktdaten des/der Meldenden werden unter Verschluss und ausschließlich durch die Vertrauenspersonen/Compliance Management Beauftragten aufbewahrt.
MELDEKANÄLE
Zur Abgabe von Meldungen wurden unterschiedliche, niederschwellige Meldekanäle eingerichtet.
Postalisch:
Jedem/jeder Meldenden, ob intern oder extern, ist es möglich, anonym Meldungen über den Postweg an die Medienwerft zu senden. Nach Eingang werden Briefe z. Hd. des/der Compliance Management Beauftragten intern verteilt.
Telefonisch:
Jede*r Meldende kann telefonisch Meldungen abgeben. Damit die Anonymität gewahrt bleiben kann, sollten entsprechende Vertrauenspersonen (= Compliance Management Beauftragte) die Meldung entgegennehmen.
Tel.: +49 40 317799-0 (Zentrale – lassen Sie sich bitte mit dem/der Compliance Management Beauftragten verbinden)
E-Mail:
Jedem/jeder Meldenden steht es offen, seine/ihre Meldung per E-Mail zur Kenntnis zu bringen. Die Anonymität wird dann im Nachgang durch die annehmende Person (Vertrauenspersonen/Compliance Management Beauftragte) hergestellt. Bitte richten Sie Ihre E-Mail an compliance@medienwerft.de.
Persönlich:
Jedem/jeder Meldenden steht es offen, das persönliche Gespräch zu suchen. Die Anonymität wird dann im Nachgang durch die annehmende Person (Vertrauensperson/Compliance Management Beauftragte) hergestellt.
REAKTIONSZEITEN FÜR RÜCKMELDUNG AN MELDENDE
Sofern die Kontaktdaten vorliegen, erhält der/die Meldende spätestens nach sieben Tagen eine Eingangsbestätigung durch die Vertrauensperson/Compliance Management Beauftragte.
Spätestens drei Monate nach Meldungseingang erhält der Meldende eine Abschlussmeldung durch die Vertrauensperson/Compliance Management Beauftragte.
ABLAUF NACH MELDUNGSEINGANG
Nachdem eine Meldung über das Hinweisgeber*innensystem eingegangen ist und der/die Compliance Management Beauftragte die Eingangsbestätigung (sofern Kontaktmöglichkeiten vorhanden sind) verschickt hat, wird die Meldung anonymisiert.
Der/die Compliance Management Beauftragte bewertet die Meldung und schätzt je nach Schweregrad ein, ob eine interne Untersuchung notwendig ist. Ist diese erforderlich, wird ein Untersuchungsteam gebildet. Dieses sichtet notwendige Unterlagen und führt ggf. Interviews mit Beteiligten. Bei Bedarf kann das Compliance Management Committee hinzugezogen werden.
Nach Abschluss der Untersuchung werden, falls erforderlich, geeignete (den Ursachen entsprechende) Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt.
Der/die Meldende erhält spätestens drei Monate nach Eingang der Meldung eine Abschlussmeldung durch den/die Compliance Management Beauftragten, sofern die Kontaktdaten des/der Meldenden vorliegen.