Datenschutzbelehrung Hinweisgeber*innensystem gem. Art. 13 und 14 DSGVO

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher: Medienwerft Agentur für digitale Medien und Kommunikation GmbH

Adresse: Wendenstr. 130 20537 Hamburg
Telefon: +49 40 317799-0
E-Mail: datenschutz@medienwerft.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie können unseren Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse erreichen:
E-Mail: info@sidit.de
SiDIT GmbH, Langgasse 20, 97261 Güntersleben

3. Zweck des Hinweisgeber*innensystems

Wir führen ein Hinweisgeber*innensystem, um Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen gegen das Unternehmen entgegennehmen und bearbeiten zu können.

4. Erhebung & Speicherung personenbezogener Daten der Hinweisgeber*in sowie Art & Zweck & deren Verwendung

a) Erhebung und Speicherung

Wenn Sie im Rahmen unseres Hinweisgeber*innensystems eine Meldung tätigen und uns Ihre Einwilligung erteilen, erheben wir in der Regel folgende Informationen:

• Anrede, Vorname, Nachname
• Ihre Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk))
• Die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgeber*innensystem getätigt haben,
• Ob Sie in unserem Unternehmen beschäftigt sind
• Alle sonstigen personenbezogenen Daten, die in der Meldung enthalten sind

b) Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO)
Da Sie die Meldung auch anonym vornehmen können, verarbeiten wir die vorgenannten Daten nur, soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erteilt haben.

Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir setzen Sie davon in Kenntnis, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

5. Erhebung & Speicherung personenbezogener Daten der Betroffenen eines Hinweises sowie Art & Zweck & deren Verwendung

a) Erhebung und Speicherung

Wir verarbeiten sämtliche personenbezogene Daten von Personen, die im Rahmen einer Hinweisgeber*innen-Meldung genannt werden. Hierbei erheben wir in der Regel folgende Informationen:

• Anrede, Vorname, Nachname
• Ihre Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk))
• Die Tatsache, dass Ihre personenbezogenen Daten in einer Meldung genannt wurden
• Ob Sie in unserem Unternehmen beschäftigt sind
• Alle sonstigen personenbezogenen Daten, die in der Meldung enthalten sind

b) Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten als Betroffener eines Hinweises verarbeiten.

aa) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO)
Da unser Unternehmen mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt, sind wir gemäß der EU-Whistleblower Richtlinie gesetzlich verpflichtet, ein Hinweisgeber*innensystem vorzuhalten.

bb) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)
Wir können Ihre Daten auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für das Unternehmen sowie Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen.

6. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 2 lit.a, Art. 9 Abs.2 lit. g DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, § 26 Abs.3 DSGVO)

Im Einzelfall ist es auch möglich, dass eine Meldung besondere personenbezogene Daten gem. Art. 9 Abs.1 DSGVO des Hinweisgebers/der Hinweisgeberin oder der betroffenen Personen der Meldung enthalten.

Die Verarbeitung der besonderen Kategorie personenbezogener Daten von Ihnen als Hinweisgeber*in erfolgt auf Grund Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir setzen Sie davon in Kenntnis, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Die Verarbeitung der besonderen Kategorie personenbezogener Daten von Ihnen als Betroffene*r einer Meldung erfolgt auf Grund unserer gesetzlichen Verpflichtung zur Vorhaltung eines Hinweisgeber*innensystems bzw. zur Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und

Haftungsrisiken für das Unternehmen sowie Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (Art. 9 Abs.2 lit. g DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, § 26 Abs.3 DSGVO).

7. Weitergabe von Daten an Dritte & Auftragsverarbeiter

Auch bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten handelt es sich um eine Verarbeitung im Sinne der vorangegangenen Ziffern 4 und 5. Wir wollen Sie an dieser Stelle jedoch nochmal gesondert über das Thema der Weitergabe an Dritte informieren. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten liegt uns sehr am Herzen. Aus diesem Grund sind wir besonders vorsichtig, wenn es darum geht, Ihre Daten an Dritte weiterzugeben.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt in der Regel zu folgenden Zwecken.

• Auftragsverarbeiter, mit denen wir eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben
• Rechtsstreitigkeiten (z.B. Anwalt)
• Gerichte und andere Behörden

Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgeber*innensystem eingegeben werden, werden höchst vertraulich und unter Einhaltung umfassender technischer und organisatorischer Maßnahmen verarbeitet. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter*innen unseres Unternehmens möglich. Diese prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Dienstleister und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten.

In bestimmten Fällen besteht für unser Unternehmen die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe zu informieren. Dies ist in solchen Fällen gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Hinweisgeber*in – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt, und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf die Identität von Ihnen als Hinweisgeber*in möglich werden.

8. Löschung

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Meldungen an unser Hinweisgeber*innensystem, zu dessen Führung wir gesetzlich verpflichtet sind, werden binnen 4 Jahren nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, außer sie sind zur Klärung weiterer rechtlicher Schritte erforderlich z.B. Disziplinarverfahren oder zur Einleitung von Strafverfahren.

9. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.

10. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus

Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@medienwerft.de

Stand: 28.03.24