4 FAKTOREN FÜR EINEN ERFOLGREICHEN REMOTE WORKSHOP

4 FAKTOREN FÜR EINEN ERFOLGREICHEN REMOTE WORKSHOP

Unserer Erfahrung nach sind die folgenden Faktoren ausschlaggebend für einen erfolgreichen Remote Workshop:

#1 ABLENKUNGEN VERMEIDEN

Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Workshop ist die Ablenkungsgefahr bei einem Remote Workshop natürlich viel größer. Mal eben eine E-Mail beantworten, kurz dem Kollegen schreiben oder noch schnell die Präsentation für nächste Woche fertig machen? Alles nur einen Klick entfernt. Daher ist die größte Herausforderung die volle Konzentration aller Teilnehmer zu gewährleisten. Am besten

• Mailprogramm und Browsertabs schließen
• Telefon stummschalten und in die Tasche stecken
• Papier und Stift bereitlegen, um spontane Gedanken oder Aufgaben niederzuschreiben

#2 GRÜNDLICHE PLANUNG UND VORBEREITUNG

Für uns als Moderator bedeutet das vor allem:

• eine genaue Zieldefinition, hinter der sich alle Teilnehmer versammeln können
• beiderseitige Kommunikation der Erwartungen: Was erhoffen sich die Teilnehmer und – damit dies vor dem Termin in der Planung berücksichtigt werden kann – welche Informationen werden wir im Workshop benötigen
• sorgfältige Auswahl der Bestandteile des Workshops, um für Interaktion, Abwechslung und damit auch für effektive Lösungen zu sorgen
• Einbau von genügend Pausen und Auflockerungen, um den Teilnehmern diese Zeitfenster für dringende Bedürfnisse zur Verfügung zu stellen.

#3 DIE WAHL DER DIGITALEN WERKZEUGE

Ein wichtiger Teil der Vorbereitung ist üblicherweise die Raumausstattung: Stifte und Papier bereitlegen, Whiteboards sauber machen, Flipcharts aufstellen, Getränke und Snacks bereitstellen. Da wir nicht einfach bei Ihnen im Homeoffice vorbeischneien können, um Ihren Schreibtisch neu einzurichten, haben wir digitale Alternativen gesucht:

• Eine digitale Arbeitsfläche
  Wir haben uns für den Einsatz von MIRO entschieden. Miro ist eine Art digitales Whiteboard, auf dem alle Teilnehmer in Echtzeit miteinander arbeiten können. Während wir bei der Benutzung klassischer Whiteboards lediglich alle Permanent Marker verstecken müssen, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten, stehen wir bei der digitalen Alternative vor anderen Herausforderungen: Damit sich jeder Teilnehmer mit der digitalen Alternative wohlfühlt, greifen wir gerne auf kleine spielerische Übungen zurück, um den Umgang mit MIRO zu vereinfachen.
• Ton, Bild & Chat
  Ebenfalls wichtig für einen reibungslosen Workshop ist es, seine Kolleginnen und Kollegen zu hören, aber auch zu sehen, da ein beachtlicher Teil unserer Kommunikation zusätzlich durch Gestik und Mimik übertragen wird. Wir arbeiten hier gerne mit Microsoft Teams, da es zuverlässig gute Qualität in Ton und Bild liefert und durch die Chat-Funktionalität auch mal Text schnell hin und her geschickt werden kann. Über Microsoft Teams koordinieren wir außerdem den Termin mit allen Teilnehmern und teilen darüber auch die Links und Zugänge zum Remote Workshop mit.

#4 DIGITALE KOMMUNIKATION OPTIMIEREN

Gute Kommunikation hängt nicht nur von der Wahl des richtigen Werkzeugs ab. Spätestens seit diversen Videokonferenzen mit Familie und Freunden ist klar: Digitale Kommunikation ist nicht so natürlich und einfach wie gewohnt.

Hier hilft ein Kommunikationsknigge, um allen Teilnehmern noch einmal die Grundsätze der digitalen Kommunikation näher zu bringen.

• Ausreden lassen
• Mikrofon stummschalten, wenn man nicht spricht
• Kamera anlassen
• Chat für Fragen und Anmerkungen nutzen

Zusätzlich versuchen wir, die richtige Gruppengröße für den jeweiligen Workshop-Teil zu wählen. Dabei können intensive Einheiten auch in kleinen Breakout-Sessions diskutiert und erarbeitet werden, da die schnelle Kommunikation in kleinen Gruppen erfahrungsgemäß besser funktioniert.

DIE VORTEILE EINES REMOTE WORKSHOPS

• Mehr Interaktion
  Durch die unterschiedlichen Kanäle wie Chat oder Post-It’s und Kommentare auf dem digitalen Whiteboard können mehr Interaktionen, Stimmen, Meinungen, Ideen und Anmerkungen einfließen als in einem klassischen Workshop.

• Geringerer Zeitaufwand
  Für die Teilnehmer entfallen Reisezeit (und Kosten) und je nach Entfernung Kosten und Zeitaufwände für Übernachtungen.
• Schnellere und interaktivere Ergebnisse
  Natürlich wird die Nachbereitung verkürzt, da die Inhalte ja bereits digital vorliegen. Darüber hinaus lassen sich die Whiteboards aber auch jederzeit weiterverwenden. So kann man genau an der Stelle weitermachen, an der der Workshop beendet wurde.
• Digitalisierung ab der ersten Sekunde
  Kein Bedarf an Papier und mehr Möglichkeiten durch die Verfügbarkeit von digitalen Tools und Templates, z.B. direkte Integration von aktuellen Websites, UX-Konzepten, Screenshots, vorgefertigten Methoden-Frameworks.

PROBIEREN SIE ES AUS!

Wir persönlich halten den Einsatz von Remote Workshops auch nach der Pandemie für eine sinnvolle Erweiterung unserer Möglichkeiten, weil damit auch zu kleineren Themen schnelle Workshops zielgerichtet durchgeführt werden können.

Mit ein bisschen Erfahrung und guter Vorbereitung garantiert es schnellere Ergebnisse mit geringerem Zeitaufwand – und Remote Catering bekommen wir auch noch hin?